In der Kunststoffbranche spielen Faktoren wie Effizienz und Präzision eine zentrale Rolle. Doch das betrifft nicht nur die Auswahl der Materialien oder die Fertigung der Produkte. Auch beim Vertragsmanagement ist Genauigkeit gefragt.
Unternehmen erstellen, bearbeiten und verwalten täglich eine Vielzahl an Verträgen:
Produktbeschreibungen, Preistabellen, Lieferzeitpläne oder produktspezifische Klauseln sind nur ein paar Beispiele für wichtige Bestandteile, die diese Verträge beinhalten. Gleichzeitig müssen die Inhalte präzise formuliert und aktuell sein, um reibungslose Abläufe im Geschäftsalltag sicherzustellen.
Mitarbeiter:innen in den Vertriebsabteilungen der Kunststoffindustrie arbeiten zwar täglich mit solchen Inhalten. Aber das manuelle Aufsetzen, Aktualisieren und Verwalten der Verträge ist eine administrative Herausforderung. Denn vor allem der Zeitaufwand ist hoch.
Abhilfe kann eine digitale Vertragsverwaltung schaffen. Moderne Softwarelösungen machen das Vertragsmanagement nicht nur einfacher und schneller, sondern auch sicherer und transparenter.
Inhalt:
Zentrale Speicherung und jederzeit Zugriff
Zu den größten Pluspunkten des digitalen Vertragsmanagements gehört, dass alle Dokumente zentral gespeichert sind. In einem digitalen, cloudbasierten System befinden sich sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort. Berechtigte Personen können so jederzeit und von überall aus darauf zugreifen.
Das kommt vor allem Vertriebsteams zugute, die oft Außentermine wahrnehmen.
Ein weiterer positiver Effekt ist die Zeitersparnis. Weil alle wichtigen Informationen und Vertragsdetails hinterlegt sind, lassen sich mit wenigen Klicks Vereinbarungen und Anhänge generieren, die bereits aktuelle Produktbeschreibungen, Preislisten und andere tabellarische Aufstellungen enthalten.
Mehr Effizienz durch Automatisierung
Als nächster wichtiger Vorteil des digitalen Vertragsmanagements kommt die Möglichkeit dazu, viele Abläufe zu automatisieren.
Wenn Vertriebsmitarbeiter:innen Verträge aufsetzen, können sie auf hinterlegte Vorlagen und Textbausteine zurückgreifen, die die Rechtsabteilung bereits geprüft hat. Das spart einerseits Zeit und reduziert andererseits das Risiko von Fehlern.
Vertragsstrafen, Schadenersatzleistungen, der Verlust von Zertifizierungen oder entgangene Umsätze sind Beispiele für mögliche Folgen von Fehlern in Verträgen. Standardisierte Klauseln und Texte stellen sicher, dass die Verträge sowohl alle rechtlichen als auch unternehmerischen Anforderungen erfüllen.
Auch die Qualität der Verträge und die Einhaltung von Datenschutzvorgaben sind auf diese Weise gewährleistet.
Sobald der Vertrieb einen Kundenvertrag erstellt hat, wird dieser automatisiert zur Freigabe an die zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Als Prozess laufen solche Workflows digital ab. Während wir früher oft tagelang auf die Rückmeldung von Kolleg:innen warten mussten, die einen Vertrag prüfen und freigeben sollten, ist die Bearbeitung heute innerhalb weniger Stunden oder sogar Minuten abgeschlossen.
An die Freigabe schließt sich der Zeichnungsprozess mittels elektronischer Signatur an.
In diesen Vorgang sind Kund:innen direkt eingebunden. Kund:innen können Verträge online unterschreiben. Das führt nicht nur zu schnelleren Abschlüssen, sondern ist vor allem dann ein enormer Vorteil, wenn die Geschäftspartner:innen über die ganze Welt verteilt sind.
Sicherheit und Compliance im Fokus
Das digitale Vertragsmanagement bietet zudem hohe Sicherheitsstandards. Digitale Signaturen zählen längst zu den Grundfunktionen einer modernen Vertragsverwaltung. Allerdings müssen sie strenge Anforderungen erfüllen. So müssen Signaturen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein.
Anbieter von Softwarelösungen integrieren qualifizierte elektronische Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung der EU in das Vertragsmanagement. Das sorgt dafür, dass die Verträge nicht manipuliert werden können, die Verträge rechtssicher und bindend sind und die Vertragsparteien keine rechtlichen Risiken fürchten müssen.
Zusätzlich dazu trägt die digitale Vertragsverwaltung auch zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei. Durch die Nutzung von geprüften Vorlagen und die automatische Dokumentation aller Schritte im Vertragsprozess ist die Einhaltung von Rechtsvorschriften gewährleistet.
Gerade in einer Branche wie der Kunststoffindustrie, in der eine Vielzahl von Normen und strenge Vorgaben eingehalten werden müssen, ist das sehr wichtig.
Effizientes Monitoring und Reporting
Eine smarte Softwarelösung für das Vertragsmanagement hilft dem Vertrieb auch beim laufenden Monitoring und Reporting. Wenn Parameter wie Produktkategorien, Materialzusammensetzungen, Laufzeiten, Vertragssummen und andere relevante Daten einmal erfasst sind, kann die Software die gewünschten Berichte jederzeit auf Knopfdruck generieren.
Weil die Vertriebsteams so ihre Berichte nicht mehr manuell erstellen und verwalten müssen, sparen sie sehr viel Zeit.
Ein weiterer Aspekt ist, dass die Vertriebsmitarbeiter:innen bei Kundenterminen gut ausgestattet sind. Weil sie jederzeit mobil auf alle relevanten Vertragsdaten zugreifen können, haben sie sofort einen Überblick über den aktuellen Stand der Vereinbarungen. Sie bleiben über die Konditionen auf dem Laufenden und können Kundenfragen sofort beantworten, ohne erst im Büro Rücksprache halten zu müssen.
Der Vertrieb kann auf diese Weise professioneller auftreten und effizienter arbeiten. Das schafft die Basis für vertrauensvolle und langfristige Kundenbeziehungen.
Der Einsatz digitaler Technologien verbessert die Qualität und die Sicherheit von Verträgen. Der Vertrieb ist entlastet, während den Kund:innen schnellere und transparentere Prozesse zugutekommen. Damit sind die Weichen für eine gute Zusammenarbeit gestellt, bei der z.B. Kunststoff-Produzenten nicht nur mit hochwertigen Kunststofferzeugnissen punkten, sondern sich genauso als verlässlicher Partner bei der Verwaltung von Daten, Aufträgen und Verträgen präsentieren kann.
